Indemnité kilométrique, frais réels, … l’ensemble de ces calculs nécessitent de bien suivre ses trajets. Pour y arriver, il faut de la rigueur, de la précision et bien connaitre les informations nécessaires aux différentes déclarations (distance parcourue, véhicule, carburant, point de départ et d’arrivée, temps de trajet, …).
Découvrons ensemble quels outils de suivi des trajets professionnels existent aujourd’hui pour bien les suivre.
Suivi manuel
La technique la plus ancienne, mais également la plus chronophage : stylo, carnet, Excel. Cette technique consiste à prendre à bord de votre véhicule votre carnet de suivi kilométrique et un stylo. Lors de chaque trajet, il faut renseigner le point et l’heure de départ et d’arrivée. Notez la raison de ce déplacement qui vous servira de justificatif en cas de contrôle URSSAF. Lorsque vous rentrez chez vous, renseignez l’ensemble de vos trajets dans un Excel et cherchez sur Internet (Google Maps ou Mappy par exemple) la distance parcourue à chaque trajet. Complétez ainsi chaque ligne Excel (équivalente à un trajet) avec la distance parcourue lors de ce trajet. Vous pouvez ensuite faire des totaux quotidiens, hebdomadaires, mensuels ou annuels, comme bon vous semble.
✅ Avantages :
- Technique quasiment gratuite (hormis le coût d’un stylo et d’un carnet tous les 2-3 mois).
❌ Inconvénients :
- Nécessite trop de temps (10 à 20 minutes par jour en fonction du nombre de trajets réalisés par jour)
- Le risque d’approximation et d’erreur existe
Suivi semi-automatique
Concernant les techniques semi-automatiques, nous vous avons sélectionné quelques solutions qui automatisent une partie du suivi de vos trajets.
Izika :
Izika est une solution qui calcule vos indemnités kilométriques à partir de votre agenda. Vous devez renseigner toutes vos réunions et leur lieu dans votre agenda électronique et le connecter à Izika. La solution s’occupe ensuite de calculer la distance parcourue entre votre lieu de travail ou votre dernière réunion et le lieu de votre prochain rendez-vous.
Le coût est de 99 € HT par an pour un indépendant et de 199 € HT par an pour les entreprises avec un coût supplémentaire de 99 € HT par conducteur.
✅ Avantages :
- Rien à installer dans votre véhicule ni sur votre téléphone
- Fichiers d’export aux normes de l’administration fiscale française
- Calcul automatique des indemnités kilométriques
❌ Inconvénients :
- Nécessite que vos rendez-vous soient tous parfaitement bien notés dans votre agenda : horaires, adresse du rendez-vous, motif.
- Si vous utilisez le même agenda pour vos rendez-vous professionnels et personnels, Izika ne fait pas la différence.
- Si vous effectuez certains déplacements autrement qu’en voiture (transport en commun, vélo, train…), Izika les comptabilise quand même.
IK Generator :
IK Generator est une application web qui vous permet de saisir vos déplacements et de générer vos tableaux de frais kilométriques. Cet outil vous permet d’enregistrer un carnet d’adresses, et de saisir, au fil de l’eau ou chaque mois, le nombre de déplacements effectués vers chaque adresse, en mode « aller-retour » ou en mode « tournée ».
Le coût est de 8,25 € par mois (facturation annuelle).
✅ Avantages :
- Facile d’utilisation
- Génération automatique des tableaux de frais kilométriques
❌ Inconvénients :
- Vous devez saisir manuellement tous vos trajets : ce logiciel remplace donc votre traditionnel tableau Excel, mais ne fait pas beaucoup plus.
- Le mode Generator permet d’aller très vite en générant des relevés kilométrique « bidon » : une pratique illégale et très dangereuse en cas de contrôle !
Suivi automatique
GeoWallet
GeoWallet est une solution composée d’une application mobile et d’une application web qui enregistre automatiquement vos trajets et les catégorise (pro/perso) en fonction de vos horaires de travail. À la fin du mois, vous n’avez plus qu’à télécharger votre synthèse kilométrique mensuelle et à l’envoyer à votre comptable ! Avec GeoWallet, installez l’application mobile, configurez votre compte, et ne vous souciez plus du suivi de vos trajets, GeoWallet s’en charge pour vous.
GeoWallet propose une version gratuite aux fonctionnalités limitées (enregistrement illimité des trajets, gestion des horaires, synthèses kilométriques quotidiennes non exportables). Une version payante avec un abonnement à 9 € HT par conducteur est également disponible pour avoir accès au reste des fonctionnalités (export comptable au format CSV, synthèses kilométriques hebdomadaires et mensuelles, …).
✅ Avantages :
- Détection automatique de tous les trajets, vous n’avez pas à y penser
- Distinction automatique des trajets professionnels et personnels
- Visualisation de tout l’historique de vos trajets, exports comptables en un clic
- Fichiers d’export aux normes de l’administration fiscale française
- Grâce à la connexion Bluetooth, l’application enregistre uniquement les trajets effectués dans votre véhicule
- Protection des données personnelles : toutes les données sont chiffrées, anonymisées et protégées
- Application adaptée aux indépendants et aux entreprises
- Version gratuite
❌ Inconvénients :
- Pour l’instant, GeoWallet ne calcule pas automatiquement vos indemnités kilométriques (mais c’est pour ça que vous payez un comptable, n’est-ce pas ?)
Les outils de suivi des trajets professionnels que nous avons sélectionnés ne sont pas exhaustifs, mais sont les plus utilisés aujourd’hui. D’autres solutions de suivi kilométrique comme Izika et IK Generator existent, mais comportent les mêmes inconvénients.
GeoWallet est l’unique solution qui automatise à 100 % le suivi de vos trajets. La catégorisation automatique de vos trajets en professionnel ou personnel se fait dans le respect de votre vie privée et en protégeant vos données.
