Le guide du véhicule de service

Entretiens, différents coûts, exonération de la TVS… Avoir un véhicule de service nécessite de connaître certaines règles qui ne sont pas toutes évidentes à trouver. GeoWallet vous a regroupé toutes ces informations dans ce guide.

Qu’est ce qu’un véhicule de service ?

Une voiture de service appartient à l’entreprise et est mise à disposition du salarié uniquement pour les déplacements en lien avec son activité professionnelle. De ce fait, le salarié ne peut pas utiliser ce véhicule de service en dehors de ses horaires de travail. Il n’a pas non plus la possibilité de l’utiliser dans le cadre de jours de RTT ou de congés payés. Une voiture de service n’est donc pas considérée comme un avantage en nature puisqu’elle ne peut pas être utilisée en dehors des heures de travail et n’entraîne donc pas de prélèvement de charges sociales. Ce véhicule n’appartient pas à un salarié en particulier mais peut être partagé entre plusieurs collaborateurs.

⚠️ Attention, l’URSSAF peut contrôler une entreprise afin de vérifier l’utilisation des véhicules de services. L’entreprise devra prouver que ces véhicules ne sont pas utilisés par les salariés dans un cadre privé et qu’ils ne constituent donc pas un avantage en nature.

L’analyse des coûts :

Les coûts auxquels une entreprise doit faire face lorsqu’elle possède un véhicule de service :

Le coût d’achat du véhicule OU le coût de location qui peut être une location longue durée (LLD) ou une location avec option d’achat (LOA).

Le coût de l’impôt sur l’amortissement non déductible dans le cas de l’achat d’un véhicule : l’amortissement est la constatation comptable de la perte de valeur du véhicule par année du fait de son usage (usure physique), de l’évolution technique (obsolescence) ou tout simplement du temps. Le calcul de l’amortissement annuel est le suivant : prix d’achat du véhicule / par le nombre d’année d’utilisation. Le nombre d’année (durée de l’immobilisation) correspond à la durée réelle d’utilisation du bien par l’entreprise. Cette estimation pouvant être difficile, l’entreprise pourra utiliser les durées d’usage admises en fiscalité (soit pour un véhicule 4 ou 5 ans selon son utilisation).

L’amortissement de l’achat d’un véhicule de tourisme est déductible du résultat comptable mais la déduction fiscale est plafonnée :

30 000 € pour les véhicules émettant moins de 20 g de CO2 par kilomètre,

20 300 € avec un taux d’émission ≥ 20 g et < 60 g de CO2 par kilomètre,

18 300 € avec un taux d’émission ≥ 60 g et < 135 g de CO2 par kilomètre,

9 900 € avec un taux d’émission > 135 g de CO2 par kilomètre.

👉 Il est à noter que l’administration fiscale met à jour ce barème chaque année.

Exemple : une entreprise achète un véhicule pour 40 000€ avec un taux d’émission de CO2 de 120g/km qu’elle décide d’amortir sur 4 ans. Le calcul de la dotation aux amortissements sera chaque année de 40 000€ / 4 = 10 000 €. Cela signifie que l’entreprise aura une charge de 10 000 € annuel (ce qui représente le coût de l’amortissement) sur son véhicule. Cependant la déduction de l’amortissement étant plafonnée fiscalement à 18 300 euros, la société ne pourra déduire chaque année qu’un montant maximal de 18 300 / 4 = 4 575 €. L’entreprise devra réintégrer à son résultat fiscal une partie de la dotation, le cas échéant 5 425 € ce qui engendra en cas de résultat fiscal positif, une charge d’impôt de 1 519 € supplémentaire, en prenant comme base un taux à 28 %.

Ce schéma s’applique également en cas de location d’un véhicule de tourisme. Une quote-part de loyer non déductible sera à réintégrer au résultat fiscal annuellement.

Le coût du carburant

L’entretien et les réparations : le lavage, les pneumatiques, le changement de pièces, les réparations
éventuelles…

L’assurance : qui dépend de la catégorie de véhicule et de ses chevaux fiscaux (entrée de gamme,
milieu de gamme, haut de gamme).

Les taxes, à savoir :
- la TVS (taxes sur les véhicules de sociétés) à payer : uniquement pour les véhicules de tourisme. C’est une taxe annuelle. Cette taxe est due aussi bien pour les véhicules possédés par la société que pour les véhicules loués (location de plus d’un mois). La TVS dépend :
  - Des émissions de CO2 ou de la puissance fiscale (1ère composante)
  - De la mise en circulation du véhicule et du carburant (2e composante)

- La taxe Malus à payer lors de l’immatriculation de certains véhicules particulièrement polluants. Pour un véhicule neuf, la taxe, dite malus, est calculée selon les émissions de CO2 ou de la puissance fiscale, selon que le véhicule a fait l’objet d’une réception communautaire ou pas. Pour un véhicule d’occasion, la taxe dépend de la puissance fiscale du véhicule. De plus, les véhicules les plus polluants sont soumis à une taxe annuelle. Cette taxe est due uniquement pour les véhicules de tourisme.

- La TVA : Il convient là encore de distinguer la catégorie du véhicule.
  L’entreprise pourra récupérer la TVA déductible sur les frais afférents au véhicule si celui-ci entre dans le dispositif de déductibilité, notamment s’il s’agit d’un véhicule utilitaire. S’il s’agit d’un véhicule de tourisme, l’entreprise devra s’acquitter de la TVA sur l’ensemble des charges afférentes au véhicule hormis les charges de carburant où l’administration fiscale accepte que l’entreprise puisse déduire une partie ou la totalité de la TVA en fonction du carburant qu’utilise le véhicule.

Exceptions :

Les cas d’exonération de la TVS :

La TVS vise exclusivement les sociétés et peu importe le régime fiscal (IS, IR). Les entreprises individuelles ne sont pas concernées.

S’il s’agit d’un véhicule utilitaire (ou de société : 2 places, considéré comme utilitaire). Attention, certaines catégories de véhicules ont fait l’objet de débat et de jurisprudence par rapport à l’exonération de la TVS.

Pour les entreprises ayant une activité de vente (voitures des négociants en automobile par exemple), de location (si l’activité de l’entreprise est la location de voiture), de transport à la disposition du public (taxi, VTC par exemple), les enseignements de la conduite automobile ou compétitions sportives, l’usage agricole, l’usage exclusivement commercial ou industriel

Les cas d’exonération de la taxe Malus économique : Les véhicules utilitaires sont exonérés de cette taxe.

Les bénéfices de GeoWallet vis-à-vis du véhicule de service :

L’enjeu est de maîtriser les frais de carburant du véhicule de service en s’assurant que ces dépenses soient uniquement professionnelles.
Un salarié qui bénéficierait de la voiture de service au-delà de ses journées de travail pour des raisons de logistique et qui l’utiliserait à titre privé pourra être redevable de la quote-part de carburant utilisée à titre privé à condition que l’entreprise puisse le justifier.

GeoWallet sert également de traçabilité de l’utilisation du véhicule en cas de contrôle de l’URSSAF.

L’usage du véhicule de service n’a désormais plus aucun secret pour vous !