Le guide du véhicule de fonction

Entretiens, essence, déclarations… Avoir une voiture de fonction nécessite de connaître certaines règles qui ne sont pas toutes évidentes à trouver. GeoWallet vous a regroupé toutes ces informations dans ce guide.

Qu’est ce qu’un véhicule de fonction ?

Une voiture de fonction est un véhicule qui est détenu par une société, un Etat ou une collectivité locale, et qui est mis à disposition d’un collaborateur ou d’un dirigeant avec l’autorisation de l’utiliser pendant et en dehors de ses heures de travail. Ce véhicule est donc utilisé dans le cadre de déplacements professionnels et personnels. L’utilisation à titre privé d’une voiture de fonction mis à disposition par l’employeur constitue un avantage en nature pour le salarié ou le dirigeant qui doit être présent dans sa rémunération ce qui entraîne le prélèvement de charges sociales (du côté du salarié), patronales (du côté de la société) et doit in fine être soumis à l’imposition sur le revenu du salarié. Cet avantage doit être inscrit dans le contrat de travail.

L’analyse des coûts :

Les coûts auxquels une entreprise doit faire face lorsqu’elle possède un véhicule de fonction :

Le coût d’achat du véhicule OU le coût de location qui peut être une location longue durée (LLD) ou une location avec option d’achat (LOA).

Le coût de l’impôt sur l’amortissement non déductible dans le cas de l’achat d’un véhicule : l’amortissement est la constatation comptable de la perte de valeur du véhicule par année du fait de son usage (usure physique), de l’évolution technique (obsolescence) ou tout simplement du temps. Le calcul de l’amortissement annuel est le suivant : prix d’achat du véhicule / par le nombre d’année d’utilisation.
Le nombre d’année (durée de l’immobilisation) correspond à la durée réelle d’utilisation du bien par l’entreprise. Cette estimation pouvant être difficile, l’entreprise pourra utiliser les durées d’usage admises en fiscalité soit pour un véhicule 4 ou 5 ans selon son utilisation.

L’amortissement de l’achat d’un véhicule de tourisme est déductible du résultat comptable mais la déduction fiscale est plafonnée :

30 000 € pour les véhicules émettant moins de 20 g de CO2 par kilomètre,

20 300 € avec un taux d’émission ≥ 20 g et < 60 g de CO2 par kilomètre,

18 300 € avec un taux d’émission ≥ 60 g et < 135 g de CO2 par kilomètre,

9 900 € avec un taux d’émission > 135 g de CO2 par kilomètre.

👉 Il est à noter que l’administration fiscale met à jour chaque année ce barème.

Exemple : une entreprise achète un véhicule pour 40 000€ avec un taux d’émission de CO2 de 120g/km qu’elle décide d’amortir sur 4 ans. Le calcul de la dotation aux amortissements sera chaque année de 40 000€ / 4 = 10 000 €. Cela signifie que l’entreprise aura une charge de 10 000 € annuel (ce qui représente le coût de l’amortissement) sur son véhicule. Cependant la déduction de l’amortissement étant plafonnée fiscalement à 18 300 euros, la société ne pourra déduire chaque année qu’un montant maximal de 18 300 / 4 = 4 575 €. L’entreprise devra réintégrer à son résultat fiscal une partie de la dotation, le cas échéant 5 425 € ce qui engendra en cas de résultat fiscal positif, une charge d’impôt de 1 519 € supplémentaire, en prenant comme base un taux à 28 %.

Ce schéma s’applique également en cas de location d’un véhicule de tourisme. Une quote-part de loyer non déductible sera à réintégrer au résultat fiscal annuellement.

Le coût du carburant

L’entretien et les réparations : le lavage, les pneumatiques, le changement de pièces, les réparations
éventuelles…

L’assurance : qui dépend de la catégorie de véhicule et de ses chevaux fiscaux (entrée de gamme,
milieu de gamme, haut de gamme).

Les taxes, à savoir :
- la TVS (taxes sur les véhicules de sociétés) à payer : uniquement pour les véhicules de tourisme. C’est une taxe annuelle. Cette taxe est due aussi bien pour les véhicules possédés par la société que pour les véhicules loués (location de plus d’un mois). La TVS dépend :
  - Des émissions de CO2 ou de la puissance fiscale (1ère composante)
  - De la mise en circulation du véhicule et du carburant (2e composante)

- La taxe Malus à payer lors de l’immatriculation de certains véhicules particulièrement polluants. Pour un véhicule neuf, la taxe, dite malus, est calculée selon les émissions de CO2 ou de la puissance fiscale, selon que le véhicule a fait l’objet d’une réception communautaire ou pas. Pour un véhicule d’occasion, la taxe dépend de la puissance fiscale du véhicule. De plus, les véhicules les plus polluants sont soumis à une taxe annuelle. Cette taxe est due uniquement pour les véhicules de tourisme.

- La TVA : Il convient là encore de distinguer la catégorie du véhicule.
  L’entreprise pourra récupérer la TVA déductible sur les frais afférents au véhicule si celui-ci entre dans le dispositif de déductibilité, notamment s’il s’agit d’un véhicule utilitaire. S’il s’agit d’un véhicule de tourisme, l’entreprise devra s’acquitter de la TVA sur l’ensemble des charges afférentes au véhicule hormis les charges de carburant où l’administration fiscale accepte que l’entreprise puisse déduire une partie ou la totalité de la TVA en fonction du carburant qu’utilise le véhicule.

Les cas d’exonération de la TVS :

La TVS vise exclusivement les sociétés et peu importe le régime fiscal (IS, IR). Les entreprises individuelles ne sont pas concernées.

S’il s’agit d’un véhicule utilitaire (ou de société : 2 places, considéré comme utilitaire). Attention, certaines catégories de véhicules ont fait l’objet de débat et de jurisprudence par rapport à l’exonération de la TVS.

Pour les entreprises ayant une activité de vente (voitures des négociants en automobile par exemple), de location (si l’activité de l’entreprise est la location de voiture), de transport à la disposition du public (taxi, VTC par exemple), les enseignements de la conduite automobile ou compétitions sportives, l’usage agricole, l’usage exclusivement commercial ou industriel

Les cas d’exonération de la taxe Malus économique : Les véhicules utilitaires sont exonérés de cette taxe.

L’avantage en nature : seuls les déplacements à titre privé sont considérés comme un avantage en nature. Cet avantage est considéré comme un élément de salaire. Ainsi, cela à un coût pour l’entreprise car elle devra payer des cotisations patronales dessus (le salarié quant à lui devra payer des cotisations sociales et des impôts). L’avantage en nature est une donnée sociale qui apparaît sur le bulletin de salaire. Ce coût peut être défini selon 2 méthodes :

Les frais réels:

Les frais réels représentent l’ensemble des dépenses réalisées par le salarié dans le cadre privé. Lorsque l’on parle de l’ensemble des frais, nous pensons :

Au coût de l’amortissement dans le cas de l’achat d’un véhicule : Attention, le calcul de l’amortissement pour déterminer le montant de l’avantage en nature (aspect social) est différent de celui réalisé pour avoir le montant de l’amortissement comptable. Le montant de l’amortissement est calculé sur la base du prix d’achat TTC du véhicule.

Pour un véhicule acheté de moins de 5 ans, l’amortissement annuel du véhicule, toutes taxes comprises, sera égal à 20% du coût d’achat TTC du véhicule.

Exemple : une entreprise achète un véhicule neuf pour 40 000 € pour son. Le calcul de la dotation aux amortissements qui sera appliqué pour les 5 premières années sera 40 000 x 20 % = 8 000 €1.

Lorsque le véhicule a plus de 5 ans, l’amortissement à retenir est de 10 % (et non pas de 20 %).

Au frais d’entretien (lavage, pneumatiques, changement de pièces)

Au coût de l’assurance : qui dépend de la catégorie de véhicule et de ses chevaux fiscaux (entrée de gamme, milieu de gamme, haut de gamme).

L’ensemble de ces dépenses déterminera le coût global annuel du véhicule de fonction

👉 Calcul de l’avantage en nature en frais réels :
Pour calculer la valeur réelle de l’avantage en nature, on applique l’équation suivante :

Coût global annuel du véhicule x (kilométrage parcouru par le salarié à titre privé / kilométrage total parcouru cette année) + le cas échéant, les frais de carburant utilisé pour l’usage privé et payé par l’employeur.

Si l’entreprise loue le véhicule, le coût global annuel du véhicule est égal au prix de la location annuelle du véhicule + les frais d’assurance + les frais d’entretien TTC.

👉 Calcul des charges patronales :
Le montant des charges patronales s’élève entre 25% et 42% du salaire brut de l’employé. Après avoir calculé le montant de l’avantage en nature basé sur les frais réels, on peut estimer un montant de charges patronales en prenant un taux moyen de 35 % de ce montant (cela représentera donc le coût pour l’entreprise) : X x 0,35 = Y

Avantages des indemnités kilométriques :

Méthode la plus souvent économique si le salarié ne roule pas beaucoup à titre privé

Se base sur ce qui est réellement consommé
Le montant dépend des km parcourus

Inconvénients des indemnités kilométriques :

Devoir conserver l’ensemble des justificatifs (factures, …)

Demande beaucoup de temps aux salariés/gestionnaires

Les frais forfaitaires :

Les frais forfaitaires représentent l’ensemble des dépenses réalisées dans le cadre privé comptabilisées sous forme de forfait. Il existe deux forfaits que l’entreprise peut choisir d’appliquer suivant si elle paie le carburant ou non, ou si le véhicule mis à disposition a plus de 5 ans ou non :

Par exemple : Si une entreprise a acheté un véhicule neuf pour 40 000 € et que l’employé, M. DUPONT utilise ce véhicule à des fins professionnels et personnels, et que ce dernier paie lui-même le carburant, alors le montant de l’avantage en nature selon le forfait annuel sera égal à 40 000 x 9% = 3 600 €.

Si l’entreprise loue le véhicule, l’avantage forfaitaire est égal à :

👉 Calcul des charges patronales : Après avoir calculé le montant relatif au forfait choisi, il suffit de prendre un taux moyen de 35% de ce montant afin d’obtenir le montant des charges patronales (qui est donc le coût pour l’entreprise).

Avantages des indemnités kilométriques :

Méthode la plus simple à mettre en place

Évite les risques d’un redressement social

Ne nécessite pas de conserver de justificatif

Inconvénients des indemnités kilométriques :

Ne dépend pas des kilomètres parcourus

Choix entre frais réels et forfaitaires:

Le choix entre frais réels et frais forfaitaires est un réel choix économique pour l’entreprise qu’il ne faut pas sous-estimer. Ce choix va dépendre de plusieurs caractéristiques :

Du nombre de kilomètres réalisés chaque année

De la proportion de kilomètres professionnels /personnels réalisés

De manière générale :

Si l’usager conduit peu : mieux vaut opter pour les frais réels

Si l’usager conduit beaucoup (km pro et perso) : frais forfaitaires

👉 Frais forfaitaires plus souvent avantageux

Exemples Concrets :

Interprétation

Ces exemples nous permettent de voir plusieurs choses :

Si le salarié réalise peu de kilomètres personnels avec son véhicule, alors l’entreprise a intérêt à se tourner vers les frais réels. Si le salarié réalise beaucoup de kilomètres personnels avec son véhicule, l’entreprise a plus intérêt à se tourner vers les frais forfaitaires.

Pour un même kilométrage professionnel/personnel, on constate que plus on a un véhicule haut de gamme et plus il est rapidement intéressant de se tourner vers les frais forfaitaires le coût global du véhicule est plus cher.

L’intérêt de l’entreprise et du salarié est identique.

Les bénéfices de GeoWallet vis-à-vis du véhicule personnel utilisé par un professionnel libéral:

L’enjeu est de permettre aux entreprises :

de maîtriser le coût du carburant afin qu’elles ne supportent uniquement le carburant utilisé par le
salarié à titre professionnel

de choisir la méthode de calcul de l’avantage en nature la plus favorable pour elles entre les frais réels
ou les frais forfaitaires en se basant sur des informations précises sur le nombre de kilomètres
parcourus par le salarié à titre privé.

en cas d’option pour les frais réels d’avoir une justification des kilomètres parcourus à titre privé par
le salarié qui pourra être transmis en cas de contrôle par l’URSSAF.

L’usage du véhicule de fonction n’a désormais plus aucun secret pour vous !