En tant qu’employeur, la géolocalisation des salariés peut vite devenir un sujet tendu, voire angoissant. Pourtant, la géolocalisation peut apporter de superbes avantages à votre entreprise, si elle est appliquée dans les règles.
Chez Geowallet, nous pensons que la géolocalisation des salariés se doit d’être vertueuse : elle doit apporter à l’entreprise dans son ensemble tout en respectant la vie privée des collaborateurs et en préservant quoi qu’il en soit leur confidentialité.
Nous vous proposons dans cet article de passer en revue les motifs qui permettent la mise en place d’un système de géolocalisation pour vos salariés, puis les différentes règles à respecter, notamment vis-à-vis du RGPD.
En fin d’article, vous découvrirez également un modèle de note d’information à diffuser à vos salariés pour la mise en place d’un système de géolocalisation.
1️⃣ Géolocalisation des salariés : dans quel contexte, pour quels motifs ?
Avant de décortiquer les règles de géolocalisation à respecter, posons ensemble un peu de contexte et répondons à la question : pour quels motifs puis-je géolocaliser mes salariés ?
La CNIL, dans son article « La géolocalisation des véhicules des salariés », présente 6 motifs justifiant la mise en place de la géolocalisation :
- Le respect d’une obligation légale ou réglementaire qui impose la géolocalisation du fait du type de transport ou de la nature de biens transportés → Ce peut être le cas du transport de certains biens de haute valeur ou à risque.
- Une vision des ressources disponibles en temps réel → C’est une des utilisations qui revient souvent. Par exemple, pour une entreprise de dépannage, cela peut se matérialiser par la possibilité de savoir où se trouve le technicien le plus proche d’une zone d’intervention.
- Le suivi du temps travail → à prendre avec des pincettes ! Cette utilisation ne peut se faire que si et seulement si ce suivi ne peut être réalisé par un autre outil ou moyen.
- S’assurer de la sécurité de ses collaborateurs, de marchandises ou de véhicules → Ce motif peut notamment s’appliquer si l’on souhaite retrouver un véhicule suite à un vol. Le système de géolocalisation est alors activé seulement si un vol a été détecté, mais jamais sinon.
- Le suivi et la facturation d’une prestation de transports de personnes ou de marchandises directement liée à l’utilisation du véhicule → La CNIL cite par exemple ici « les ambulances dans le cadre de la dématérialisation de la facturation de l’assurance maladie. »
- Le contrôle et respect des règles d’utilisation d’un véhicule → Ce cas peut par exemple se présenter lorsqu’un manager ou gestionnaire de flotte souhaite s’assurer que ses équipes n’utilisent pas leurs véhicules le week-end si cela est interdit.
2️⃣ Les règles élémentaires à respecter pour géolocaliser vos salariés
La géolocalisation des salariés est strictement encadrée par le code du travail, notamment via les articles suivants :
- Article L. 1121-1 (droits et libertés dans l’entreprise)
- Article L. 1222-3 et L. 1222-4(information des employés)
- Article L. 2323-32 (information/consultation du comité d’entreprise)
Mais concrètement, quelles règles faut-il respecter pour la mise en place d’un système de géolocalisation ?
- La collecte des données de géolocalisation d’un salarié doit se faire seulement sur les heures de travail. L’entreprise doit pouvoir désactiver la collecte de données en dehors du temps de travail.
- Les salariés doivent être expressément informés de l’utilisation et la mise en place d’un système de géolocalisation. Ils doivent avoir un accès éclairé sur l’utilisation de leurs données, la finalité du suivi instauré ou encore les possibilités de recours auprès de la CNIL en cas de litige. La mise en place du système doit évidemment être soumise aux instances représentatives du personnel.
- Les salariés doivent avoir accès aux données les concernant récoltées par l’entreprise (trajets effectués, horaires de circulation, etc.)
- L’accès aux données de géolocalisation doit être strictement encadré. Il peut être accessible par l’employeur ou le « personnel habilité d’un client ou donneur d’ordre auprès duquel une prestation est justifiée »
- L’accès aux données doit être sécurisé : au-delà des classiques identifiants et mots de passe si le suivi se fait sur une plateforme web ou un logiciel, il faut également une politique d’habilitation, une sécurisation des échanges et un historique des accès et opérations relatives aux données
- La conservation des données : le délai préconisé est en principe de deux mois, mais il peut être étendu à un an lorsqu’elles sont utilisées comme preuves d’interventions effectuées (s’il n’y a pas d’autres alternatives pour apporter ces preuves) ou pour l’optimisation de tournées. Enfin, cas plus rare et plus tendancieux (dont nous avons parlé plus haut), elles peuvent être conservées cinq ans si elles sont utilisées pour le suivi du temps de travail.
Cela peut paraître compliqué, mais ces différentes règles relèvent généralement du bon sens et de la transparence des pratiques de géolocalisation de l’entreprise.
Il est donc tout à fait possible de mettre en place simplement la géolocalisation de véhicules dans votre entreprise si l’information est clairement soumise aux salariés et que vous respectez les différentes règles de sécurité et confidentialité citées ci-dessus.
3️⃣ RGPD et géolocalisation de vos salariés
Au-delà du code du travail et de la CNIL dont nous avons beaucoup parlé ci-dessus, le RGPD est également à prendre en compte lors de la géolocalisation de vos salariés.
Pour commencer, la mise en application du RGPD en mai 2018, permet désormais de ne plus avoir à déclarer à la CNIL la mise en place d’un système de géolocalisation. Cela a donc permit en un sens la simplification des processus de déclaration.
Les données de géolocalisation ne sont pas considérées comme des données personnelles dans le sens dont elles sont décrites dans le RGPD, car elles ne permettent pas à proprement parler d’identifier un salarié.
Dans le cas ou une donnée de géolocalisation permet donc l’identification d’un salarié, elle doit alors être traitée comme n’importe quelle donnée personnelle soumise au RGPD.
Les données de géolocalisation doivent donc être traitées comme des données personnelles si et seulement si elles permettent une identification particulière des salariés.
Par ailleurs, votre système de géolocalisation devra être inscrit au registre des traitements, comme tout autre système traitant des données personnelles dans votre entreprise.
4️⃣ Modèle de note d’information à utiliser dans votre entreprise pour la géolocalisation des véhicules d’entreprise
Pour finir cet article sur une bonne note (d’information en l’occurrence), voici un modèle proposé par la CNIL sur lequel vous pouvez vous baser si vous souhaitez mettre en place demain un système de géolocalisation dans votre entreprise :
Nous espérons que cet article vous aura permis d’en savoir plus sur les différentes règles à respecter si vous souhaitez mettre en place la géolocalisation des véhicules de votre entreprise.
Chez Geowallet, nous avons conçu notre solution en voyant ces règles comme des atouts permettant de créer un système vertueux ou aussi bien collaborateurs que gestionnaires se sentent protégés tout en disposant des bénéfices qu’apporte le suivi des trajets professionnels
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