En entreprise, le montant des frais kilométriques est souvent sous-estimé par rapport aux montants liés à d’autres frais (restauration ou hôtellerie par exemple).
Par faute de solution permettant un suivi efficace, c’est malheureusement un des postes de frais sur lequel les entreprises ont le moins de visibilité.
Pourtant, lorsque l’on se penche plus précisément sur les différents frais liés aux déplacements professionnels, on se rend compte que c’est l’un des postes les plus importants.
Considérons deux cas différents :
Cliquez ici si vous êtes aux indemnités kilométriques (véhicule personnel)
Cliquez ici si vous êtes aux frais réels (véhicule personnel ou d’entreprise)
Quel est le montant des frais kilométriques en comparaison avec les autres frais engagés sur un déplacement professionnel ?
Le cas des indemnités kilométriques
Prenons l’exemple de Paul, un commercial basé à Aix-en-Provence qui travaille dans les régions Provence-Alpes-Côte d’Azur, Auvergne-Rhône-Alpes et Occitanie.
Paul roule en moyenne 450 km en deux jours.
Lors de ses déplacements, il se rend systématiquement au restaurant et à l’hôtel.
Il va donc logiquement transmettre à son entreprise des notes de frais pour obtenir le remboursement des frais avancés.
Partons de l’hypothèse que les frais s’élèvent à :
- 80 € pour une nuit d’hôtel
- 75 € pour 3 repas au restaurant
Soit un total de 155 €.
Cependant, ce ne sont pas les seuls frais liés à son déplacement.
Paul a également du se servir de son véhicule personnel pour se rendre chez ses prospects et clients. Cela génère donc des frais kilométriques, qui doivent également être remboursés.
Pour avoir une idée de ce coût, nous allons baser nos calculs sur le barème des indemnités kilométriques 2021. Si vous ne savez pas comment calculer les indemnités kilométriques pour vos trajets, retrouvez ici le barème pour les calculer.
Pour une berline compacte ayant une puissance fiscale de 6 CV (ie : une unité de mesure du droit fiscal permettant d’établir la puissance théorique ou administrative d’un moteur.), le taux à appliquer aux kilomètres roulés à titre professionnel est 0,574.
Dans notre cas, le coût des trajets professionnels sur les deux jours est de 258 €.
En résumé :
- les frais restauration et hôtellerie sont de 155 €
- les frais kilométriques pour les trajets parcourus s’élèvent à 258 €
Les frais kilométriques liés aux deux jours de déplacements Paul sont notoirement plus élevés que les autres frais engagés.
En réalité les rapports kilométriques sont rarement précis, car ils sont trop sujets aux erreurs (oubli d’un trajet, mauvaise estimation du nombre de kilomètres parcourus…)
Il est important de noter que, pour un calcul exact des frais kilométriques, le nombre de kilomètres professionnels et personnels doit être scrupuleusement suivi.
Si vous oubliez de noter une partie de vos kilomètres parcourus, vous perdez, dans l’exemple de Paul, jusqu’à 50 € pour deux jours de trajets professionnels.
Le cas des frais réels
Qu’en est-il pour un calcul basé sur les frais réels ?
Prenons l’exemple de Paul, commercial Aixois qui travaille dans les régions de la Provence-Alpes-Côte d’Azur, l’Auvergne-Rhône-Alpes et l’Occitanie, son rayon de déplacements ressemble à ceci.
Disons que Paul roule en moyenne 450 km en deux jours. Lors de son déplacement, il va au restaurant et à l’hôtel, et il transmet à son entreprise une note de frais.
Partons de l’hypothèse que les frais s’élèvent à:
- 80€ pour une nuit d’hôtel
- 75€ pour 3 repas au restaurant
Nous avons donc 155€ de frais liés à l’hôtellerie et la restauration.
Paul se déplace avec un véhicule de fonction pour ses trajets, ce qui génère un coût non négligeable.
Pour une berline compacte :
- le véhicule appartient à l’entreprise
- Il a coûté 15 000 € à l’achat
- Le véhicule a moins de 4 ans
- 12 300 km ont été parcourus à titre professionnel sur l’année
- Le véhicule roule à l’essence
- La consommation est de 4,5L/100km
- L’assurance coûte 1 500 € à l’année
- L’entretien a coûté 480 € sur l’année
Le annuel des frais réels à la charge de l’entreprise est de 5 263 € pour 12 300 kilomètres professionnels roulés.
Les 450km parcourus correspondent à 214 € de frais réels.
À ce montant nous ajoutons le prix du carburant pour le trajet 31 €
Soit un total de 245 €.
En résumé :
- les frais restauration et hôtellerie sont de 155 €
- les frais kilométriques pour les trajets parcourus s’élèvent à 245 €
En réalité les relevés kilométriques ne sont jamais précis (oublis, trajets approximatifs ou changements d’itinéraires).
Si vous ne suivez pas vos trajets professionnels de façon précise, l’erreur peut s’élever jusqu’à 50 €. Ça peut ne pas paraître conséquent, mais à l’année, si l’erreur sur vos trajets professionnels est de 20%, les frais réels varient de 1 053 €.
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