Les cartes carburants sont un moyen très pratique de piloter les dépenses de carburant en entreprise, tout en facilitant la vie des salariés. Mais il est difficile de contrôler leur usage, et d’éviter une utilisation abusive. Le détournement des cartes carburants est plus répandu qu’on ne l’imagine, et peut peser sur les dépenses des entreprises. Dans cet article, nous vous livrons nos conseils pour limiter ces abus, sans vous compliquer la vie.
Carte carburants : avantages et inconvénients
Une carte carburant, ou carte essence, c’est un moyen de paiement, attribué à un véhicule ou à un salarié en particulier, qui permet de régler facilement les achats de carburant en station.
Les cartes carburant sont achetées par les entreprises à des fournisseurs (généralement des distributeurs de carburant : Total, Shell, Carrefour…), et sont données aux salariés qui effectuent de fréquents déplacements, avec un véhicule de société, un utilitaire ou un véhicule de fonction.
En plus de permettre le paiement de l’essence ou du gazole, les cartes essences peuvent aussi servir à régler d’autres dépenses : parking, péage, lavage…
Ces cartes sont populaires, car elles simplifient la vie de tous :
- des collaborateurs, en leur évitant d’avancer les frais de carburants lors de leurs déplacements professionnels ;
- des services administratifs et financiers, car elles allègent les tâches fastidieuses de suivi des notes de frais, et optimisent le suivi et le contrôle des dépenses en carburant.
Elles sont utilisées pour des flottes de véhicules de toute taille, qu’il s’agisse de véhicules de société, d’utilitaires, ou de véhicules de fonction.
Mais les cartes carburant, aussi pratiques soient-elles, ont aussi des inconvénients :
- un coût élevé : les fournisseurs de cartes prélèvent une commission sur chaque achat. Le carburant pèse déjà lourd dans le coût d’une flotte de véhicule (entre 20 et 30% du TCO – Total Cost of Ownership – c’est-à-dire du coût total de possession du véhicule). Avec les cartes carburants, ajoutez 2 à 3% de vos frais de carburant, sans compter le coût des cartes en elles-mêmes.
- un réseau de stations-services limité : en fonction du prestataire que vous choisissez, vous aurez accès à une liste limitée de stations services agréées.
- le vol de cartes carburants : le trafic de cartes carburants volées est en plein boom depuis quelques années. Avec ou sans complicité de salariés, des trafiquants se procurent des cartes carburants (par exemple en cambriolant des véhicules sur le parking des entreprises), et les utilisent pour acheter de grandes quantités d’essence qu’ils revendent ensuite à bas prix.
- une utilisation abusive par les salariés : c’est l’objet de cet article, et c’est un sujet non négligeable, comme vous allez le voir plus loin.
De nombreux exemples d’utilisation abusive des cartes carburant
Vous n’avez jamais entendu parler du détournement des cartes carburants ?
C’est pourtant une pratique bien connue des entreprises, qui consiste, pour certains salariés, à s’offrir un petit complément de salaire, en utilisant leur carte carburant pour un usage personnel.
Les gestionnaires de flotte savent bien que c’est une pratique courante, plus ou moins tolérée, et aux conséquences économiques qui peuvent être lourdes.
Comment ça se passe ? Il existe plusieurs méthodes :
- certains salariés utilisent tout simplement leur carte carburant pour faire le plein de leur véhicule personnel. Cela peut tout à fait passer inaperçu, si l’on n’a pas un suivi ultra rigoureux de la cohérence entre kilométrage des véhicules et consommation de carburant ;
- dans le cas où les salariés disposent d’un véhicule de fonction, ils ne sont pas censés utiliser leur carte carburant pour leurs déplacements personnels. Mais il est de notoriété publique que beaucoup le font ;
- au moment de faire le plein d’un véhicule de société ou d’un véhicule de fonction, le salarié en profite pour remplir un ou deux jerricanes. Même si ce sont de petites quantités à chaque fois, au bout d’un moment, cela peut représenter de jolies sommes ;
- dans des cas plus rares, les salariés vont jusqu’à siphonner les véhicules de service ou utilitaires après avoir fait le plein ;
- Il est possible d’aller plus loin, en trafiquant le compteur kilométrique d’un véhicule pour ajouter des kilomètres. Dans ce cas, la fraude est quasi-insoupçonnable.
Quelques fais divers glanés ici ou là montrent qu’il ne s’agit pas de faits isolés, et que les coûts ne sont pas négligeables. Si certaines grandes entreprises ferment les yeux, pour une PME, cela peut être un vrai problème.
La plupart du temps, les salariés détournent les cartes carburants pour leur propre profit, mais parfois, il s’agit d’entreprises frauduleuses de plus grande ampleur. On a même vu, à Mayotte, un agent du service public de collecte des déchets qui revendait l’essence payée avec sa carte carburant… aux employés des stations essence !
Comment lutter contre l’usage abusif des cartes carburant ?
Alors, quelles sont les bonnes pratiques pour décourager les salariés de ces abus, afin que les cartes carburants restent profitables aux deux parties – salarié et entreprise ?
Tout d’abord, il ne faut pas négliger la prévention et l’information. Les conditions d’utilisation des cartes carburants doivent être clairement définies dans une charte signée par les salariés. Si on a des suspicions d’abus, il faut bien informer les salariés des risques encourus. L’utilisation frauduleuse d’une carte carburant constitue un détournement de fonds, qui au mieux, se solde par un licenciement pour faute, au pire, se termine au tribunal. En 2020, 12 salariés de la banque ING, en Belgique, ont été licenciés pour utilisation abusive de leur carte carburant.
Ensuite, il est possible de fixer pour chaque carte un montant maximum de dépenses, et d’interdire l’utilisation de la carte en dehors en dehors des heures de travail. Mais cela risque d’être incompatible avec la souplesse exigée dans de nombreux métiers.
La solution la plus efficace, c’est de mettre en place un suivi détaillé des déplacements effectués par chaque collaborateur avec chaque véhicule, et de mettre régulièrement ces trajets en corrélation avec le relevé de compteur du véhicule.
Il faut également contrôler la cohérence, pour chaque véhicule, entre carburant acheté et kilométrage effectué.
Le problème, c’est que suivre de manière détaillée les trajets des collaborateurs, le carburant dépensé et le kilométrage des véhicules, c’est très chronophage. Si on met en place des cartes carburants, c’est pour se simplifier la vie et gagner du temps, par le contraire !
Alors pour éviter l’utilisation abusive des cartes carburants, sans perdre un temps fou à contrôler leur utilisation, on peut mettre en place un système de géolocalisation pour suivre les trajets des salariés et le kilométrage des véhicules.
Géolocaliser les trajets pour simplifier le contrôle de l’usage des cartes carburants
Avec une solution de géolocalisation comme GeoWallet, une simple balise Bluetooth posée dans la boîte à gant du véhicule, associée à une application mobile sur le téléphone du salarié, va vous permettre de :
- suivre les kilométrages effectués dans chaque véhicule et de les rapprocher avec le compteur
- suivre les kilomètres effectués par chaque salarié, en différenciant automatiquement trajets personnels et professionnels
Cette solution permet, pour un coût modique, d’avoir un effet dissuasif sur l’usage abusif des cartes carburants, mais également de détecter les anomalies. Tout cela dans le plus strict respect de la confidentialité et de la législation concernant la collecte de données à caractère personnel.
Cela permet également de :
- faciliter le suivi de votre flotte ;
- connaître pour chaque salarié la répartition entre trajets personnels et professionnels, très utile pour le calcul des avantages en nature dans le cas des véhicules de fonction ;
- faciliter le calcul des indemnités kilométriques ;
- et bien d’autres avantages !
